De Ontwerpweek: samen geconcentreerd werken aan output die er toe doet

19 mei 16

De Ontwerpweek: samen geconcentreerd werken aan output die er toe doet

Dit voorjaar mochten we bij verschillende organisaties een ontwerpweek begeleiden: een snelkookpan waarin we met een team onder tijdsdruk een leertraject ontwerpen. Met makers die de schouders onder de klus zetten en critical friends die zorgen voor frisse input en nieuwe invalshoeken. In deze blog schreven we al eerder over de aanpak, opbrengsten en uitgangspunten van deze snelkookpan.


Telkens weer valt ons op dat zo'n ontwerpweek iets magisch is. Mensen worden zo gegrepen door de klus dat ze bijna niet meer kunnen stoppen. Ze voeren verdiepende gesprekken over onderwerpen die anders niet zomaar aan bod komen. Ze verrassen de organisatie met de resultaten die ze in korte tijd bereiken. En met de energie, het enthousiasme en de overtuiging die ze uitstralen.


De ontwerpweek levert niet alleen een prachtproduct op: een ontwerp voor een nieuw leertraject. De week kent ook een andere, minstens zo waardevolle opbrengst. De grote betrokkenheid van het team, critical friends en opdrachtgevers creëert onderlinge verbondenheid. Soms ontstaat er een buzz in een organisatie die er voor zorgt dat collega’s komen vragen of ze ook critical friend mogen zijn. Of leden van het ontwerpteam gaan halverwege de week hun eigen afdeling langs en komen met tien nieuwe collega’s terug die een paar uur met ons willen meedenken. Mensen ontwikkelen een sterke relatie met elkaar rond het thema en het ontwerp van het leertraject. “Er is iets unieks gebeurd in deze week” vertelde één van onze opdrachtgevers, refererend aan precies deze relationele opbrengst.


Wat maakt de ontwerpweek zo'n aantrekkelijke manier van werken? In deze blog reflecteren we daarop.
 

Alibi voor diep werk

Een ontwerpweek lijkt de perfecte alibi te zijn om geconcentreerd te werken aan een klus waar veel denkkracht voor nodig is. Cal Newport noemt dit diep werk. Je zet je cognitieve vaardigheden optimaal in, waardoor je veel leert van wat je doet. Wat je creëert, is van grote waarde en moeilijk te repliceren. Newport onderscheidt verschillende strategieën om ruimte te maken voor diep werk.

 

Eentje daarvan is de 'dubbelmodus'. Je gaat mee in oppervlakkig werk maar eens in de zoveel tijd zonder je jezelf een paar dagen af om aan een project te werken. In de ontwerpweek is dat precies wat we doen. We blokken een aantal aaneengesloten dagen en mensen die meedoen zijn daar helemaal voor uitgeroosterd. De out of office gaat aan en de mobiel gaat uit. We zoeken een ruime plek waar we een week lang onze gang kunnen gaan, weg van de eigen werkplek. Zo worden we niet gestoord bij onze opdracht. De enigen die het ontwerpteam bezoeken zijn mensen die we daar speciaal voor uitnodigen: onze critical friends. Die komen op een vast moment tijdens de werkdag. Deze vaste afspraak dwingt ons om de aandacht alleen te richten op datgene wat we hen willen voorleggen. Al het andere moet wachten.
 

Output bepaalt de agenda

In een ontwerpweek heeft iedereen heel scherp voor ogen waar we aan werken en waarom dat belangrijk is. Teamleden maken er daarom graag de agenda voor leeg. De output bepaalt de agenda voor de week. In het normale werk laten we ons meestal leiden door input, oftewel dat wat op ons af komt. Dat veroorzaakt volgens Tony Crabbe, auteur van het boek Nooit meer druk, 'reactieve drukte'. Vergaderingen, mailtjes, telefoontjes en vragen van anderen bepalen waar we onze tijd aan besteden. Tijdens een ontwerpweek sluiten we ons daarvoor af. We laten ons alleen leiden door de output die van belang is, het resultaat dat we willen neerzetten. Zoals een nieuw ontwerp voor een opleiding; in de zorg, in de luchtvaart of in de artistieke sector.
 

Ideale teamontwikkelruimte

Tenslotte is onze ervaring dat mensen die meedoen aan een ontwerpweek, ingegeven door de verantwoordelijk om de klus met elkaar te klaren, samen zorgen een ideale ontwikkelruimte. Volgens Karin Derksen maken teams deze ontwikkelruimte door:

  • aandacht te besteden aan het resultaat dat ze samen willen behalen (toekomst creëren);
  • ideeën en oplossingen vanuit verschillende perspectieven te belichten en afwijkende meningen te onderzoeken (reflecteren);
  • nieuwsgierig te zijn naar elkaars beweegredenen en motieven (dialoog voeren);
  • de werkzaamheden te plannen en structureren en de tijd goed te bewaken (organiseren).


Hoe beter het teams lukt om evenwichtig aandacht te besteden aan deze vier activiteiten, hoe groter de kans dat ze betere resultaten boeken. En daarin zit 'm nu ook juist de uitdaging. Want toekomst creëren en organiseren gaan over het resultaat dat bereikt moet worden en vragen om actie en focus. Terwijl dialoog voeren en reflecteren gaan over ruimte maken, verbreden en stil staan. Twee uiteenlopende energieën die je vaak niet als vanzelf combineert. Als begeleiders van een ontwerpweek ondersteunen we het team om beide oriëntaties aandacht te geven. Dit doen we door momenten in te bouwen waarop er iets getoond en verantwoord moet worden, bijvoorbeeld aan critical friends of de opdrachtgever. Mensen werken dan heel resultaatgericht en snel omdat ze graag iets moois willen laten zien.

 

Op andere momenten kiezen we juist ervoor om de diepte in te gaan en verschillen in opvattingen tussen teamleden zichtbaar te maken. Dat doen we niet door veel en lang praten, eerder door mensen een prototype te laten maken van hoe ze het ontwerp van het leertraject voor zich zien. Zeker wanneer de opvattingen over dat ontwerp uiteen lijken te lopen, is dit een effectieve strategie. Want als de schetsen er eenmaal liggen blijkt vaak dat men het over veel meer dingen eens is dan vooraf werd gedacht. Eerst produceren en dan erover praten (in plaats van andersom) is daarom een belangrijke teamafspraak die we aan het begin van de ontwerpweek maken.
 
Een opdrachtgever vatte de waarde van een ontwerpweek mooi samen: het is dé manier om een droom die in de lucht zweeft, beet te pakken en naar de aarde te halen.
 
Benieuwd of een ontwerpweek ook iets voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.
 


Reageer op dit item

Naam

E-mail

Reactie

 


Andere interessante blogs op het thema “Inspiratie” voor jou geselecteerd:


Verhalen herschrijven

19 apr

Verhalen herschrijven

Vol concentratie lezen we het uitgeprinte A4-tje dat we alle acht op onze schoot hebben liggen. Vanuit de andere kant van de ruimte komt het geluid van het wekelijkse biljartuurtje onze kant op, gemixt met het ritmische getik van het mes van de vrijwilligster die...

Hoe houd je de energie vast na een bijeenkomst vol plannen?

29 mrt

Hoe houd je de energie vast na een bijeenkomst vol plannen?

Verandering is in veel organisaties aan de orde van de dag. En hoewel teams dagelijks proberen om vorm te geven aan nieuwe ambities, en proberen vormen te vinden die beklijven, blijft veranderen moeilijk. Het merendeel van de pogingen loopt vast of komt...

Veiligheid in beeld: fotoís als sanctiemiddel of verbeterhulp?

26 mrt

Veiligheid in beeld: fotoís als sanctiemiddel of verbeterhulp?

Feedback is essentieel om te kunnen leren, en die verweven we dan ook vaak in onze interventies: mensen gaan (360) feedback opzoeken, benutten klant- of deelnemersevaluaties, doen zelfonderzoek, …. Foto’s kunnen ook een spiegel voorhouden en in dat opzicht een ‘vonkje’ voor leren zijn. Dat...

Storytelling van binnenuit

20 mrt

Storytelling van binnenuit

Samen met mijn collega Kirste den Hollander gaf ik onlangs een workshop storytelling. We kregen van deelnemers terug dat ze nieuwsgierig waren naar ‘hoe’ je het verhaal (van de organisatie) nu naar buiten vertelt. Iets waarvan deelnemers achteraf aangaven dat ze daar meer van gehoopt...

Vertel je verhaal op www.doorbreken.be

16 mrt

Vertel je verhaal op www.doorbreken.be

Patronen Mensen hebben een natuurlijke neiging om zich tegen veranderingen te verzetten. Veranderingen worden in ons brein ervaren als bedreiging. Ons biochemisch systeem houdt niet van verandering en doet er alles aan om bij het vertrouwde te blijven, ook al is het niet constructief...

Dit item is niet beschikbaar in het Nederlands.

13 mrt



...

Koffiepraatjes die het verschil maken

27 feb

Koffiepraatjes die het verschil maken

Van persoonlijke gesprekken krijgen mensen energie. Als vanzelf praat je over dingen die je interesseren en raken en waar je van opleeft. In het werk is het niet vanzelfsprekend om ruimte te maken voor deze waardevolle momenten. Tijd is kostbaar en de nadruk ligt vaak...

Een ongeval op het werk, doodnormaal

12 feb

Een ongeval op het werk, doodnormaal

Het is in Nederland niet vanzelfsprekend dat je ’s avonds gezond thuiskomt van je werk. In 2016 gold voor ten minste 2500 mensen dat ze met een ernstig letsel hun werkplek hebben verlaten. ISZW publiceerde in juni jl. een rapport over ernstige arbeidsongevallen. In het...
vorige
1 2 3 ... 61 62 63
volgende